کتاب اسناد لانه جاسوسی آمریکا

کامپیوتری و نیز اختصاص بودجه صحیح به آن نیز مد نظر قرار گیرد. (پیشنهاد 6 الف 2)

پیشنهادات

پیشنهادات

6 الف 01 وزارت خارجه (PER ، امور خاور نزدیک / EX) باید عنوان شغلی تجزیه و تحلیل

روشهای مدیریت (436 2630 50) را در سفارت آمریکا در تهران به کارمند خدمات عمومی تغییر

دهد.

6 الف 02 وزارت خارجه (امور خاور نزدیک / A /ISO , EX) و سفارت آمریکا در تهران باید

مشترکا به بررسی عملیات طراحی شده کامپیوتری بپردازند تا از مقرون به صرفه بودن، وجود پرسنل

مورد نیاز برای به کار انداختن و استفاده از سیستم و تأمین مالی صحیح خرید کامپیوتر اطمینان حاصل

کنند.

لاورنس ا. فولر چارلز تی . کراس

بازرسبازرس ارشد

عملیات کارگزینی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

وزارت خارجهطبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک ایران)گزارش بازرسی شماره 6 ب

واحد: تهران ژوئیه 1978

عملیات کارگزینی

حقایق

تعداد 104 آمریکایی و 837 کارمند محلی سرویس خارجه سازمانهای دولت آمریکا در ایران، از

خدمات کامل قسمت کارگزینی استفاده می کنند تعداد کارمندان آن از دو آمریکایی و نه کارمند محلی

سرویس خارجه تشکیل شده که یکی از کارمندان محلی سرویس خارجه دارای سمت نظامی است.

104 آمریکایی فوق الذکر از کارمندان خارجه، آژانس ارتباطات بین المللی، سرویس خارجی

وزارت کشاورزی و وزارت بازرگانی می باشند. 73 آمریکایی دیگر و 270 نفر از وابستگانشان از کمک

محدود قسمت کارگزینی برخوردار می شوند. از 837 پرسنل محلی سرویس خارجی، حدود 593 نفر در

استخدام سازمانهای نظامی آمریکایی می باشند.

ارزیابی و نتیجه گیری

عملیات پرسنلی کلاً به خوبی اداره می شود. تلاشهایی در جهت ممانعت از بروز مشکلات در این

بخش انجام می شود و در صورت بروز آنها سعی می شود به موقع مرتفع گردند. با در نظر گرفتن وضعیت

تهران به عنوان یک شهر دستخوش ترافیک سنگین، باید گفت که وضع روحی کارمندان آمریکایی بسیار

خوب است. تهران یک پایتخت فاقد هر گونه مطبوعیت است. سفارت نیز تلاش بسیاری را در جهت تأمین

مسکن برای کارمندان آمریکایی خویش در طول ماههای اخیر مصروف داشته است. افسر کارگزینی با

رتبه 3 RUمسئول قسمت کارگزینی است، ولی مدیریت برنامه کارمندان آمریکایی را به فرد تابع خویش

که یک کارمند کارگزینی با رتبه 6 RUاست سپرده و خود منحصرا فعالیتش را بر مدیریت برنامه

کارمندان متمرکز کرده است.

در گفتگو با بازرسین، افسر کارگزینی با بیان این مطلب که مدیریت برنامه پرسنل محلی دشوارتر است

و مدیریت پرسنل آمریکایی کاری غیر عادی و سخت نیست این کنجکاوی ما را برطرف ساخت.

وی اخیرا به بررسی دستمزدها پرداخت، که نتیجه آن در آوریل 1978 منتشر گردید و در حال حاضر

مشغول مطالعه طبقه بندی مشاغل محلی است. علاوه بر این وی در حال ایجاد یک شورای محلی

کارمندی است تا موضوعات مورد علاقه کارمندان محلی را حل و فصل کرده و راه حلهای مناسبی برای

آنها بیابد، و ظاهرا پروژه بسیار خوبی است.

افسر کارگزینی تازه کارتر برای اولین بار به عنوان مقام پرسنلی به کار پرداخته است. حدود نیمی از

اوقات وی صرف مشاوره با کارمندان آمریکایی و یا وابستگان و بقیه اوقات وی صرف انجام امور دفتری

مربوطه می شود. دوره خدمت وی امسال به پایان می رسد در حالی که در زمینه مدیریت برنامه پرسنل

محلی تجربه چندانی کسب نکرده است.

سوء تفاهمهای جزئی در سفارت پدیدار گشته، چون قسمت کارگزینی عملاً به دو سازمان مستقل

تقسیم شده است. بعضی از پرسنل آمریکایی از این که افسر کارگزینی خود را درگیر امور پرسنلی آنها

نساخته اظهار شگفتی کرده اند. افراد متقاضی کمک در زمینه مسائل مربوط به پرسنل محلی نیز گاهی از

این که به آنها گفته شده که افسر تازه کار کارگزینی قادر به کمک به آنها نیست رنجش خاطر یافته اند.

همچنین، در مورد سلسله مراتب فرماندهی مرتبط به مقام پرسنلی تازه کار در این گونه شرایط سؤالاتی به

وجود آمده است. با وجود این که او فعالیت بسیار خوبی از خویش نشان داده، ولی قبلاً می بایست در زمینه

امور پرسنلی آموزشی کافی دریافت می نمود. (پیشنهاد 6 ب 1) در نتیجه طبقه بندی مجدد مشاغل

محلی، کسانی ارتقاء درجه پیدا می کنند که تغییرات شغلی آنها باید مورد موافقت افسر کارگزینی و ناظر

مربوطه قرار گیرد. خطر موجود در این گونه بررسی محدود این است که ممکن است ارتقاء درجه بعضیها

چندان درست نیز نباشد. به منظور ایجاد هماهنگی، افسر کارگزینی در نظر دارد. رده های شغلی حدود

200 کارمند پیمانی را طبقه بندی نماید. او نباید این کار را انجام دهد، زیرا این افراد کارمندان دولتی

نیستند. بازرسین پیشنهاد کردند که سفارت یک هیئت بررسی ارتقای رده های شغلی تشکیل دهد تا رده

شغلی هیچ کس به ناحق تغییر نکند و علاوه بر این از طبقه بندی مشاغل پیمانی دست بردارند. (پیشنهاد 6

ب 2).

یکی از کارمندان محلی سرویس خارجه که متخصص امنیتی می باشد رسما به قسمت کارگزینی

منصوب گشته است. حقوق سالانه وی معادل 14000 دلار است. او به عنوان دستیار افسر کشیک شب از

چهارشنبه تا یکشنبه انجام وظیفه می کند. (به هر حال بخش اعظم مشکلات به وسیله کارمندان عادی

آمریکایی و کارمندان محلی سرویس خارجی حل و فصل می گردند). این شغل غیر ضروری است و باید

حذف گردد. (پیشنهاد 6 ب 3). در صورت عملی بودن، این کارمند باید به جای دیگری منتقل گردد.

یکی از پرسنل کارشناسان محلی کارگزینی سرویس خارجی از کارمندان محلی که مایلند از پوشش

بهداشتی بیشتری برای والدین و یا فرزندان 18 سال به بالای خویش برخوردار شوند پول جمع آوری

می کند و این پول را به بیمارستان بیمه کننده آنان می پردازد. از آنجا که وی یک کارمند دولتی آمریکایی

است، کارمند ارشد بودجه و امور مالی باید بر جمع آوری و هزینه کردن این وجوه کنترل رسمی را اعمال

نماید. (پیشنهاد 6 ب 4)

برای دفتر کارگزینی در زمینه پذیرش ارباب رجوع، مشاوره با کارمندان محلی و مصاحبه با متقاضیان

فضای کار کافی ایجاد نشده است. قسمت کارگزینی و کتابخانه بازرگانی در طبقه دوم یک ساختمان

کوچک نزدیک درب ورودی اصلی محوطه سفارت قرار دارند. باید فضای کافی برای قسمت کارگزینی

ایجاد نمود و این کار تنها با انتقال کتابخانه بازرگانی به یک محل موقت در محوطه سفارت یا بالعکس

امکان پذیر است. (پیشنهاد 6 ب 5)

بازرسین در طول این بازدید با یک گروه از نمایندگان کارمندان محلی سرویس خارجی ملاقات و

پیرامون مسائل و مشکلات جاری آنان به تبادل نظر پرداختند. بعضی از این مشکلات در زیر فهرست شده

است.

- - دستمزدهای نشان داده شده در لیست حقوق کارمندان محلی به دو بخش حقوق و مزایا تقسیم

شده است. کسورات مربوط به بازنشستگی از خدمات دولتی تنها از حقوق اصلی کسر می شود که به نفع

کارمندان محلی سرویس خارجی نیست. آنها تقاضا دارند که این دو بخش ترکیب شده و عنوان حقوق

اصلی به آن داده شود.

- - تعدادی از کارمندان محلی سرویس خارجی در ایران برای صندوق مشترک اصلی کار می کردند

که یک نهاد آمریکایی ایرانی بود. این صندوق بیش از پنج سال دوام نداشت. اکثر کسانی که تحت تأثیر این

روادید قرار گرفته اند کارمندان آمریکایی بودند، که برای کار به این صندوق منتقل شده بودند ولی پس از

آن برای مدت کار در آنجا از مزایای بازنشستگی محروم شده اند. آنها معتقدند که حتی در آن زمان نیز

کارمند دولت آمریکا بوده اند.

- - بهداشت و درمان برای کارمندان محلی سرویس خارجی در تهران تنها توسط بیمارستان عمومی

تهران و از طریق یک برنامه تهیه شده توسط سفارت تأمین می گردد. اگر یک طرح بیمه درمانی جامع ابداع

شود مثمرثمرتر خواهد بود.

- - بهداشت و درمان برای وابستگان یک کارمند محلی سرویس خارجی در سن 18 سالگی قطع

می گردد، مگر آن که حق بیمه اضافی پرداخت گردد. بعضی دیگر از کارفرمایان تا سن 25 سالگی افراد را

شامل این خدمات می دانند مشروط بر آن که آنان در حال تحصیل باشند.

- - وامهای بانکی و غیره در ایران به سختی قابل دریافت است. کارفرمایان معمولاً این شکاف

موجود را پر می کنند. اطلاعات مربوط به راههای ممکن برای ایجاد یک اتحادیه اعتباری می تواند در این

زمینه مفید واقع گردد.

- - ساعت شروع کار یعنی 30/7 دقیقه در روزهای زمستانی خیلی زود است. بهتر است در آن

قسمت از سال ساعت کار تغییر کند. این مسائل با مشاور اداری و دو کارمند ارشد پرسنلی قبل از عزیمت

بازرسین مورد تبادل نظر قرار گرفت. آنها نیز معتقدند که این پیشنهادات شایستگی و ارزش ملاحظه را

دارد. (پیشنهاد 6 ب 6)

پیشنهادات

6 ب 01 سفارت آمریکا در تهران باید در آینده به کسانی که برای اولین بار به عنوان کارمند پرسنلی

به آن واحد منصوب می شوند فرصت دهد تا به صورت متناوب برنامه های پرسنلی آمریکایی و محلی را

تجربه کنند.

6 ب 02 سفارت آمریکا در تهران باید یک هیئت بررسی ارتقای درجات شغلی را تشکیل دهد تا

مبادا فردی به ناحق ارتقای درجه پیدا کند و علاوه بر این نباید به طبقه بندی مشاغل پیمانی بپردازد.

6 ب 03 سفارت آمریکا در تهران باید رده شغلی متخصص امنیتی محلی سرویس خارجی به شماره

2/510 را حذف کند.

6 ب 04 سفارت آمریکا در تهران باید بر وجوهات جمع آوری شده از قسمت کارگزینی بخش

کارمندان محلی جهت پوشش بیمه درمانی والدین و فرزندان بالای 18 سال آنها نظارت رسمی داشته

باشد.

6 ب 05 سفارت آمریکا در تهران باید فضای کافی برای قسمت کارگزینی خویش ایجاد کند.

6 ب 06 سفارت آمریکا در تهران باید مسائل مورد علاقه کارمندان محلی سرویس خارجی را که در

یادداشت 6 ب مورخ ژوئیه 1978 فهرست شده. حل کرده و خلاصه ای از اقدامات انجام شده را در اختیار

کارمندان محلی سرویس خارجی در سفارت و واحدهای تابعه آن قرار دهد.

لاورنس ا . فولرچارلز تی . کراس

بازرسبازرس ارشد

عملیات بودجه و مالی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

وزارت امور خارجهطبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)گزارش بازرسی شماره 6 ج

واحد: تهران ژوئیه 1978

عملیات بودجه و مالی

حقایق

دو آمریکایی و 19 کارمند محلی سرویس خارجی در دفتر بودجه و مالی که در دفتر اجاره ای سفارت

واقع شده کار می کنند. دو کارمند آمریکایی دارای عناوین شغلی مقام بودجه و مدیریت و مقام بودجه و

مالی هستند.

ارزیابی و نتیجه گیری

برداشت کلی بازرسین این است که دفتر بودجه و مالی عملکرد بسیار خوبی دارد، ولی در صورت

مرتب تر شدن مراحل کاری با تعداد کمتری کارمند خواهد توانست کار بهتری انجام دهد. در ماه مارس

1978 تنها 339 صورتحساب از این بخش گذشته بود. بخش اعظم کارمندان محلی سرویس خارجی از

نظر فیزیکی و از نظر وظایف دارای اتاقهای جداگانه هستند و بسیاری از آنها آموزشهای مختلف را

ندیده اند. در نتیجه مسئولان بخش بودجه و مدیریت و بودجه و مالی قادر نیستند میزان تولید کار

کارمندان محلی سرویس خارجی خود را مقایسه کرده و یا برای بهبود وضع عملیات خویش از آنها

اطلاعات لازم را دریافت دارند. برای حل این مسئله، بازرسین توصیه می کنند که واحد کنترل وجوهات و

واحد کنترل صورت بها به صورت یک واحد مالی در یکدیگر ادغام شده و کار بین آنها تقسیم گردد. یعنی

همان متخصص مالی هم به کار حسابداری خواهد پرداخت و هم به عنوان بررسی کننده، صورت

حسابهای بخش خود عمل خواهد کرد. متخصصین مالی باید هر شش ماه یک بار به کار در بخش دیگر

بپردازند تا به نحوه، انجام حل وظایف واحد آشنا شوند. (پیشنهاد 6 ج 1)

واحد مالی باید تحت نظارت مستقیم مقام آمریکایی بودجه و مالی قرار گیرد. در این صورت، رده

شغلی 1/530 کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و مالی نیز می تواند حذف بشود.

(توصیه 6 ج 2)

به منظور اعمال کنترل داخلی، مسئولیت توزیع چکهای وارده از RFC پاریس باید از دوش واحد رابط

RFC برداشته و به مسئول امور پستی محول گردد. این فرد نیز باید مستقیما گزارش کار خود را به مقام

بودجه و مدیریت تسلیم نماید. مسئولیت ارسال اسناد به RFC پاریس نیز باید بر عهده واحد رابط RFC

باشد که تعداد کارمندان آن نیز می تواند به یک نفر تقلیل یابد. این فرد نیز باید گزارش کار خود را به مقام

بودجه و مالی که مقام تصویب کننده است، تسلیم نماید. هدف این است که یک نفر علاوه بر تسلیم

صورتحساب، دریافت کننده چک مربوط به آن نیز نباشد. (پیشنهاد 6 ج 3)

روشهایی باید ابداع گردد تا آمار و ارقام مناسب حسابداری در کلیه اسناد هزینه و تعهدات ارسالی به

دفتر بودجه و مالی نشان داده شوند. صورتحسابها باید در دفاتر صادر کننده ماشین شود، نه در دفتر

بودجه و مالی، و قبل از ارسال آنها به دفتر بودجه و مالی حتما باید تصویب شده باشند. این تغییر باید تمام

صورتحسابها - از جمله آنهایی که از محل صندوق وجوه جزئی پرداخت می شوند و دفتر ذیربط مایل به

تصویب آنهاست - را در بر گیرد. (پیشنهاد 6 ج 3)

در حال حاضر روش باز پرداخت نقدی صورتحسابها در دفتر بودجه و مالی به طرز غیرضروری

پیچیده است و باعث پیدایش تأخیر در ارسال آن به RFCپاریس می گردد و احتمال رفع نقایص به موقع را

ضعیف می سازد. بعضی از صورتحسابهای فرعی که هنوز تا تاریخ 3 ژوئیه 1978 در مورد آنها اقدامی به

عمل نیامده است مربوط به ماههای آوریل و مه 1978 می باشند. در روشها باید تجدید نظری صورت

گیرد تا اطلاعات حسابداری (کدگذاری حسابها) در هر صورتحساب فرعی قابل پرداخت از صندوق در

زمان پرداخت منعکس گردیده و هر صندوقدار بتواند آمار و ارقام حسابداری مربوط به بازپرداخت

صورتحسابهای خویش را به صورت خلاصه جمع بزند. از آنجا که بسیاری از اسناد هزینه به زبان فارسی

است، سندرس باید دائما صحت ترجمه آنها را کنترل کند تا مطمئن شود که این اسناد معتبر بوده و مبالغ

منعکس شده در آنها صحت دارد. از آنجا که بررسی کنندگان صورتحسابهای جزئی قابل پرداخت از

صندوق آنها را به موقع بررسی نکرده اند، فرد دیگری باید مأمور انجام این امر گردد. (پیشنهاد 6 ج 4)

به منظور کاهش نیاز به مبالغ هنگفت مالی هر صندوقدار فرعی باید تمام صورتحسابهای موجود در

اختیار خویش را هر روز به صندوقدار طبقه ب تحویل دهد و این کار را به صورت فعلی آن یعنی هفتگی یا

ماهانه انجام ندهد. هر صندوقدار باید فهرستی از صورتحسابهای فرعی باز پرداخت شده را یک یا دوبار

در هفته تهیه کرده و به مقام مسئول تحویل دهد و این کار را مانند گذشته به صورت دو هفته یا ماهی یک بار

انجام ندهد. مقام تأیید کننده باید اطمینان حاصل کند که تمام صورتحسابهای بازپرداختی در پایان هر

روز کار و پس از دریافت توسط دفتر بودجه و مالی مراحل خاص خود را طی کرده باشند. همان طور که

قبلاً گفته شد، از تاریخ بعضی از صورتحسابهای فرعی موجود دو ماه گذشته بود و این امر مربوط به زمان

عزیمت ما می باشد. (پیشنهاد 6 ج 3)

بعضی از پرونده های موجود در دفتر بودجه و مالی مربوط به سال 1974 و سالهای قبل از آن است.

بسیاری از آنها نیز نسخه دوم پرونده های حسابداری رسمی سفارت است که توسط RFCپاریس

نگهداری می شوند. به منظور ایجاد روحیه تولید در متخصصین مالی بجای روحیه پیروی از بایگانی،

پرونده های موجود در اختیار آنها باید به صورت (1) پرونده اسناد تعهدات انجام نشده، (2) پرونده اسناد

تعهداتی که در ماه جاری پرداخت شده اند، (3) پرونده قراردادها و وامهای فعال، (4) پرونده ای مرکب از

قراردادها و وامهایی که در ماه جاری مختومه اعلام شده اند، و (5) فرمهای 60 ، 62، 80، 90، و 136

مربوط به RFC برای ماه جاری. در پایان هر ماه، صورتهای مربوط به حسابهای پرداختی، مختومه و اسناد

تکمیل شده با قرار گرفتن در جعبه های مقوایی به اتاق بایگانی انتقال اتاق بایگانی انتقال به منظور ایجاد

سرعت بیشتر در تولید مالی، متخصصین مربوطه بایددر زمینه بودجه، آمار و یا ارسال گزارشات ویژه

مسئولیتی نداشته باشند. یک واحد بودجه و گزارشات باید با انتقال یک یا دو نفر از واحد کنترل منابع مالی

تشکیل شده تا عهده دار انجام تجزیه و تحلیلهای لازم و گزارشهای مورد نیاز باشد. رئیس این واحد نیز

باید گزارش کار خود را به مقام بودجه و مدیریت بدهد تا مقام آمریکایی بودجه و مالی نیز بتواند توجه

خود را به واحد مالی پیشنهادی متمرکز ساخته و صدور صورتحسابها را تسریع نماید. (پیشنهاد 6 ج 4)

در صورت انجام این تغییرات، تعدادی از مشاغل کارمندان محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و

مالی نیز می تواند حذف گردد، اما سازماندهی مجدد برای کارمندان محلی قدیمی سرویس خارجه اثرات

روحی جبران ناپذیری پدید خواهد آورد. به همین دلیل ما پیشنهاد می کنیم که چهار سمت خالی موجود در

دفتر بودجه و مالی در صورت بازنشسته شدن یکی از کارمندان محلی سرویس خارجی، اشغال نشود تا

سازمان جدید عملاً فعال بشود و شمار واقعی کارمندان ضروری مشخص گردد. (پیشنهاد 6 ج 4)

علاوه بر این، مقدار پول نقد لازم برای عملیات آمریکا در ایران نیز می تواند کاهش یابد. صندوقدار ب

سفارت به تنهایی 250000 دلار در اختیار دارد. به محض تکمیل روند سازماندهی مجدد حداکثر

موجودی نقدی در صندوق وی باید به 100000 دلار کاهش پیدا کند. در صورت نیاز به مبالغ اضافی در

هر زمان، RFC پاریس باید آن مبلغ را به صورت تلگرافی در اختیار صندوقدار مسئول قرار دهد.

(پیشنهاد 6 3)

در حال حاضر دفتر صندوقدار ب سفارت در طبقه دوم دفتر اجاره ای سفارت واقع شده که جدای از

دیگر دفاتر بودجه و مالی است که در طبقات چهارم و پنجم همان ساختمان قرار گرفته اند. کسانی که به

بخش کنسولی وارد می شوند معمولاً از این صندوقدار سؤالاتی کرده و گاهی نیز خواستار تبدیل ارز

می شوند. بخش کنسولی دارای یک انبار در طبقه پنجم است که می تواند به صورت دفتر صندوقدار مورد

استفاده قرار گیرد. بازرسین توصیه می کنند که جای این دو اطاق با یکدیگر عوض شود. علاوه بر این آنها

توصیه می کنند که صندوقدار کنسولی دارای عنوان صندوقدار فرعی شود و مقداری پول خرد نیز در

اختیار وی قرار داده شود. (پیشنهاد 6 ج 4)

در حال حاضر سه نفر در دفتر صندوقدار سفارت مشغول کار می باشند که عبارتند از صندوقدار ب ،

یک صندوقدار فرعی، یک صندوقدار پیمانی برای تابستان که بنظر ما تنها وجود یک صندوقدار کافی

است. از آنجا که صندوقدار فرعی کار دریافت و پرداخت صورتحسابها را انجام می دهد، بازرسین

پیشنهاد می کنند که او از عنوان صندوقدار ب برخوردار شود. از صندوقدار ب قبلی می توان به عنوان

بررسی کننده صورتحسابهای پرداختی استفاده کرد تا زمانی که بازنشسته شود. نه صندوقدار پیمانی برای

تابستان و نه افراد دیگر، هیچ یک نباید به دفتر صندوقدار و یا نقدینه موجود دسترسی داشته باشند.

(پیشنهاد 6 ج 4)

برای کاهش میزان کار صندوقداران سفارت و تسریع در روند کار مربوط به اسناد چند راه وجود دارد.

به طور مثال، می توان از تبدیل ارز نقدی جلوگیری به عمل آورد، بخصوص به خاطر آن که انجمن

کارمندان آمریکایی چنین خدماتی را ارائه می نماید. این کار از طریق محدودسازی زمان دریافت ارز

تبدیلی امکان پذیر است. صندوقدار فرعی کنسولی می تواند به جای صندوقدار ب پیامهای طرفین

ذیعلاقه را جمع آوری کند. پنجره مخصوص دفتر صندوقدار می تواند به طور کامل یک یا دو روز در هفته

بسته باشد تا صندوقدار به صورتحسابها و دیگر اسناد خود جهت انتقال به صندوقدار مالی منطقه ای RFC

پاریس بدون اتلاف وقت بپردازد (پیشنهاد 6 ج 4)

امنیت وجوهات نقدی در دفتر صندوقدار سفارت نیز باید تقویت شود. در حال حاضر، صندوقدار

فرعی مبالغ هنگفتی پول نقد را در کشوهای چوبی زیر پنجره خود در تمام طول روز نگاهداری می کند و

این مبالغ شبها در صندوقی که در داخل یک محل شبیه به گاوصندوق تعبیه شده نگاهداری می شود.

صندوقدار کنسولی صندوق قفل شده را به هنگام شب در داخل این کمد شبیه به گاوصندوق قرار می دهد.

رمز قفل این کمد نیز در اختیار صندوقدار ب و صندوقدار فرعی می باشد. صندوقدار پیمانی مخصوص

تابستان نیز گاهی وظایف صندوقدار فرعی را انجام می دهد. صورتحسابهای فرعی که بخشی از وجوه

موجود نزد صندوقدار ب را تشکیل می دهد، در حین بازرسی در اختیار بسیاری از کارمندان بودجه و

مالی قرار داشت و بازرسین شاهد تأیید یک صورتحساب در تاریخ 3ژوئیه 1978 بودند. این تأییدیه در

سیستم کمرشکن صندوقدار منطقه ای RFCحدود 10 ساعت وقت را تلف نمود. همان گونه که در گذشته

نیز گزارش شده، نه مقام تأیید کننده و نه بازرسین مطمئن نیستند که آیا اقلام بیشمار در حال نقل و انتقال

در زمانی که صورتحساب تلفیقی تهیه می شود از صحت و درستی برخوردار می باشند یا خیر. (پیشنهاد 6

ج 3)

پیشنهادات

پیشنهادات

6 ج 1. سفارت آمریکا در تهران باید دفتر بودجه و مالی خود را مجددا سازماندهی نماید و روشهای

مالی خود را طبق آنچه گفته شده به جریان اندازد و مرتب نماید.

6 ج 2. سفارت آمریکا در تهران باید محل شغلی کارمند محلی سرویس خارجه 1/530 و مقام

بودجه و مالی در سفارت را حذف کند.

6 ج 3. سفارت آمریکا در تهران باید کنترل داخلی خود را بر موجودی نقدی اعمال کرده و میزان

موجودی نقدی را به 100000 دلار کاهش دهد.

6 ج 4. سفارت آمریکا در تهران نباید چهار کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه مالی را که

تا زمان سازماندهی مجدد بازنشسته خواهند شد تعویض نماید تا مشخص شود که به چه تعداد کارمند در

این بخش نیازمند است.

لاورنس ا. فولرچارلز تی . کراس

ارتباطات و بایگانی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

بازرس بازرس ارشد

وزارت امور خارجه محرمانه

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران) یادداشت بازرسی شماره 6 د

واحد: تهران ژوئیه 19

ارتباطات و بایگانی

حقایق

بخش ارتباطات و بایگانی دارای 9 کارمند آمریکایی و بیست کارمند محلی است. دو تن از کارمندان

آمریکایی تکنیسینهای منطقه ای می باشند. میزان تلگرام، نامه ها و مراسلات طی سال گذشته افرایش یافته

و به خاطر فزونی گرفتن تعداد سازمانهای مورد حمایت از میزان مراسلات در آینده نزدیک کاسته نخواهد

شد.

ارزیابی و نتیجه گیری

عملیات ارتباطات و بایگانی از زمان انجام بازرسی قبلی تا حدودی بهبود یافته است. یکی از

مهمترین پیشرفتها عبارتست از نصب موفقعیت آمیز یک سیستم جدید تلفنی بجای سیستم تلفنی قدیمی و

از کار افتاده سفارت تهران. مقدمات ایجاد ارتباط مستیم تلفنی با هیئت مستشاری نظامی آمریکایی نیز

فراهم شده که با در نظر گرفتن میزان و حجم فعالیتهای وزارت دفاع در ایران (به گزارش بازرسی 9 الف

توجه شود) از ضروریات است.

در اکثر موارد، خط تلگرافی به سرعت به وسیله این بخش اداره شده، گرچه واحد ارتباطات طی

ماههای گذشته از تعداد لازم کارمندان مربوطه برخوردار نبوده است. کار اضافی محدود و نیز استخدام

کارمندان PITبرای تولید مجدد و توزیع در زمینه از بین رفتن وقفه های جدی، مؤثر واقع شده است. ولی

در مواردی، بعضی از تلگرامهائی که می بایست در اواخر روز ارسال می شد با تأخیری معادل دو روز انجام

شده است. تصور بر این است که نصب سیستم کامل TERPمی تواند حلال بقیه مشکلات موجود در زمینه

ارسال و دریافت تلگرامها باشد گرچه سیستم TERP برای سفارت آمریکا در تهران برنامه ریز شده، ولی

برای نصب آن تاریخ قطعی معین نشده است.

به عنوان یک اقدام میان مدت، که از نظر پرسنل این بخش می تواند پاسخگوی تلگرامهای ارسالی

باشد، پرسنل بخش ارتباطات و بایگانی پیشنهاد می کنند که دستگاه حروفخوان چشمی سریعا نصب و

راه اندازی شود. این دستگاه بخشی از سیستم TERPاست و پس از نصب دستگاه TERP نیز مورد استفاده

قرار خواهد گرفت. در همین حال وقفه های موجود در این زمینه مرتفع گردیده و آموزشهای لازم در رابطه

با دستگاه حروفخوان چشمی نیز انجام خواهد شد (پیشنهاد 6 د 1)

مدیریت بایگانی نیز به صورت مسئله ای خودنمایی کرده است. پرونده های این واحد طی یک سیستم

تمرکز یافته نگاهداری می شود. پرونده های مربوط به دو سال که می بایست از رده خارج می شد اکنون در

اینجا جمع آوری شده است. تلاشهای پرسنل این بخش برای حل این مسئله با موفقیت چندانی همراه نبود

تا این که معاونت نمایندگی جدید بر اهمیت مدیریت بایگانی تأکید نمود. از آن زمان به بعد همکاری دفاتر

و بخشهای مختلف افزایش یافته و همه تأکید دارند که این مسئله باید حل شود.