کتاب اسناد لانه جاسوسی آمریکا

تجربه کنند.

6 ب 02 سفارت آمریکا در تهران باید یک هیئت بررسی ارتقای درجات شغلی را تشکیل دهد تا

مبادا فردی به ناحق ارتقای درجه پیدا کند و علاوه بر این نباید به طبقه بندی مشاغل پیمانی بپردازد.

6 ب 03 سفارت آمریکا در تهران باید رده شغلی متخصص امنیتی محلی سرویس خارجی به شماره

2/510 را حذف کند.

6 ب 04 سفارت آمریکا در تهران باید بر وجوهات جمع آوری شده از قسمت کارگزینی بخش

کارمندان محلی جهت پوشش بیمه درمانی والدین و فرزندان بالای 18 سال آنها نظارت رسمی داشته

باشد.

6 ب 05 سفارت آمریکا در تهران باید فضای کافی برای قسمت کارگزینی خویش ایجاد کند.

6 ب 06 سفارت آمریکا در تهران باید مسائل مورد علاقه کارمندان محلی سرویس خارجی را که در

یادداشت 6 ب مورخ ژوئیه 1978 فهرست شده. حل کرده و خلاصه ای از اقدامات انجام شده را در اختیار

کارمندان محلی سرویس خارجی در سفارت و واحدهای تابعه آن قرار دهد.

لاورنس ا . فولرچارلز تی . کراس

بازرسبازرس ارشد

عملیات بودجه و مالی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

وزارت امور خارجهطبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)گزارش بازرسی شماره 6 ج

واحد: تهران ژوئیه 1978

عملیات بودجه و مالی

حقایق

دو آمریکایی و 19 کارمند محلی سرویس خارجی در دفتر بودجه و مالی که در دفتر اجاره ای سفارت

واقع شده کار می کنند. دو کارمند آمریکایی دارای عناوین شغلی مقام بودجه و مدیریت و مقام بودجه و

مالی هستند.

ارزیابی و نتیجه گیری

برداشت کلی بازرسین این است که دفتر بودجه و مالی عملکرد بسیار خوبی دارد، ولی در صورت

مرتب تر شدن مراحل کاری با تعداد کمتری کارمند خواهد توانست کار بهتری انجام دهد. در ماه مارس

1978 تنها 339 صورتحساب از این بخش گذشته بود. بخش اعظم کارمندان محلی سرویس خارجی از

نظر فیزیکی و از نظر وظایف دارای اتاقهای جداگانه هستند و بسیاری از آنها آموزشهای مختلف را

ندیده اند. در نتیجه مسئولان بخش بودجه و مدیریت و بودجه و مالی قادر نیستند میزان تولید کار

کارمندان محلی سرویس خارجی خود را مقایسه کرده و یا برای بهبود وضع عملیات خویش از آنها

اطلاعات لازم را دریافت دارند. برای حل این مسئله، بازرسین توصیه می کنند که واحد کنترل وجوهات و

واحد کنترل صورت بها به صورت یک واحد مالی در یکدیگر ادغام شده و کار بین آنها تقسیم گردد. یعنی

همان متخصص مالی هم به کار حسابداری خواهد پرداخت و هم به عنوان بررسی کننده، صورت

حسابهای بخش خود عمل خواهد کرد. متخصصین مالی باید هر شش ماه یک بار به کار در بخش دیگر

بپردازند تا به نحوه، انجام حل وظایف واحد آشنا شوند. (پیشنهاد 6 ج 1)

واحد مالی باید تحت نظارت مستقیم مقام آمریکایی بودجه و مالی قرار گیرد. در این صورت، رده

شغلی 1/530 کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و مالی نیز می تواند حذف بشود.

(توصیه 6 ج 2)

به منظور اعمال کنترل داخلی، مسئولیت توزیع چکهای وارده از RFC پاریس باید از دوش واحد رابط

RFC برداشته و به مسئول امور پستی محول گردد. این فرد نیز باید مستقیما گزارش کار خود را به مقام

بودجه و مدیریت تسلیم نماید. مسئولیت ارسال اسناد به RFC پاریس نیز باید بر عهده واحد رابط RFC

باشد که تعداد کارمندان آن نیز می تواند به یک نفر تقلیل یابد. این فرد نیز باید گزارش کار خود را به مقام

بودجه و مالی که مقام تصویب کننده است، تسلیم نماید. هدف این است که یک نفر علاوه بر تسلیم

صورتحساب، دریافت کننده چک مربوط به آن نیز نباشد. (پیشنهاد 6 ج 3)

روشهایی باید ابداع گردد تا آمار و ارقام مناسب حسابداری در کلیه اسناد هزینه و تعهدات ارسالی به

دفتر بودجه و مالی نشان داده شوند. صورتحسابها باید در دفاتر صادر کننده ماشین شود، نه در دفتر

بودجه و مالی، و قبل از ارسال آنها به دفتر بودجه و مالی حتما باید تصویب شده باشند. این تغییر باید تمام

صورتحسابها - از جمله آنهایی که از محل صندوق وجوه جزئی پرداخت می شوند و دفتر ذیربط مایل به

تصویب آنهاست - را در بر گیرد. (پیشنهاد 6 ج 3)

در حال حاضر روش باز پرداخت نقدی صورتحسابها در دفتر بودجه و مالی به طرز غیرضروری

پیچیده است و باعث پیدایش تأخیر در ارسال آن به RFCپاریس می گردد و احتمال رفع نقایص به موقع را

ضعیف می سازد. بعضی از صورتحسابهای فرعی که هنوز تا تاریخ 3 ژوئیه 1978 در مورد آنها اقدامی به

عمل نیامده است مربوط به ماههای آوریل و مه 1978 می باشند. در روشها باید تجدید نظری صورت

گیرد تا اطلاعات حسابداری (کدگذاری حسابها) در هر صورتحساب فرعی قابل پرداخت از صندوق در

زمان پرداخت منعکس گردیده و هر صندوقدار بتواند آمار و ارقام حسابداری مربوط به بازپرداخت

صورتحسابهای خویش را به صورت خلاصه جمع بزند. از آنجا که بسیاری از اسناد هزینه به زبان فارسی

است، سندرس باید دائما صحت ترجمه آنها را کنترل کند تا مطمئن شود که این اسناد معتبر بوده و مبالغ

منعکس شده در آنها صحت دارد. از آنجا که بررسی کنندگان صورتحسابهای جزئی قابل پرداخت از

صندوق آنها را به موقع بررسی نکرده اند، فرد دیگری باید مأمور انجام این امر گردد. (پیشنهاد 6 ج 4)

به منظور کاهش نیاز به مبالغ هنگفت مالی هر صندوقدار فرعی باید تمام صورتحسابهای موجود در

اختیار خویش را هر روز به صندوقدار طبقه ب تحویل دهد و این کار را به صورت فعلی آن یعنی هفتگی یا

ماهانه انجام ندهد. هر صندوقدار باید فهرستی از صورتحسابهای فرعی باز پرداخت شده را یک یا دوبار

در هفته تهیه کرده و به مقام مسئول تحویل دهد و این کار را مانند گذشته به صورت دو هفته یا ماهی یک بار

انجام ندهد. مقام تأیید کننده باید اطمینان حاصل کند که تمام صورتحسابهای بازپرداختی در پایان هر

روز کار و پس از دریافت توسط دفتر بودجه و مالی مراحل خاص خود را طی کرده باشند. همان طور که

قبلاً گفته شد، از تاریخ بعضی از صورتحسابهای فرعی موجود دو ماه گذشته بود و این امر مربوط به زمان

عزیمت ما می باشد. (پیشنهاد 6 ج 3)

بعضی از پرونده های موجود در دفتر بودجه و مالی مربوط به سال 1974 و سالهای قبل از آن است.

بسیاری از آنها نیز نسخه دوم پرونده های حسابداری رسمی سفارت است که توسط RFCپاریس

نگهداری می شوند. به منظور ایجاد روحیه تولید در متخصصین مالی بجای روحیه پیروی از بایگانی،

پرونده های موجود در اختیار آنها باید به صورت (1) پرونده اسناد تعهدات انجام نشده، (2) پرونده اسناد

تعهداتی که در ماه جاری پرداخت شده اند، (3) پرونده قراردادها و وامهای فعال، (4) پرونده ای مرکب از

قراردادها و وامهایی که در ماه جاری مختومه اعلام شده اند، و (5) فرمهای 60 ، 62، 80، 90، و 136

مربوط به RFC برای ماه جاری. در پایان هر ماه، صورتهای مربوط به حسابهای پرداختی، مختومه و اسناد

تکمیل شده با قرار گرفتن در جعبه های مقوایی به اتاق بایگانی انتقال اتاق بایگانی انتقال به منظور ایجاد

سرعت بیشتر در تولید مالی، متخصصین مربوطه بایددر زمینه بودجه، آمار و یا ارسال گزارشات ویژه

مسئولیتی نداشته باشند. یک واحد بودجه و گزارشات باید با انتقال یک یا دو نفر از واحد کنترل منابع مالی

تشکیل شده تا عهده دار انجام تجزیه و تحلیلهای لازم و گزارشهای مورد نیاز باشد. رئیس این واحد نیز

باید گزارش کار خود را به مقام بودجه و مدیریت بدهد تا مقام آمریکایی بودجه و مالی نیز بتواند توجه

خود را به واحد مالی پیشنهادی متمرکز ساخته و صدور صورتحسابها را تسریع نماید. (پیشنهاد 6 ج 4)

در صورت انجام این تغییرات، تعدادی از مشاغل کارمندان محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و

مالی نیز می تواند حذف گردد، اما سازماندهی مجدد برای کارمندان محلی قدیمی سرویس خارجه اثرات

روحی جبران ناپذیری پدید خواهد آورد. به همین دلیل ما پیشنهاد می کنیم که چهار سمت خالی موجود در

دفتر بودجه و مالی در صورت بازنشسته شدن یکی از کارمندان محلی سرویس خارجی، اشغال نشود تا

سازمان جدید عملاً فعال بشود و شمار واقعی کارمندان ضروری مشخص گردد. (پیشنهاد 6 ج 4)

علاوه بر این، مقدار پول نقد لازم برای عملیات آمریکا در ایران نیز می تواند کاهش یابد. صندوقدار ب

سفارت به تنهایی 250000 دلار در اختیار دارد. به محض تکمیل روند سازماندهی مجدد حداکثر

موجودی نقدی در صندوق وی باید به 100000 دلار کاهش پیدا کند. در صورت نیاز به مبالغ اضافی در

هر زمان، RFC پاریس باید آن مبلغ را به صورت تلگرافی در اختیار صندوقدار مسئول قرار دهد.

(پیشنهاد 6 3)

در حال حاضر دفتر صندوقدار ب سفارت در طبقه دوم دفتر اجاره ای سفارت واقع شده که جدای از

دیگر دفاتر بودجه و مالی است که در طبقات چهارم و پنجم همان ساختمان قرار گرفته اند. کسانی که به

بخش کنسولی وارد می شوند معمولاً از این صندوقدار سؤالاتی کرده و گاهی نیز خواستار تبدیل ارز

می شوند. بخش کنسولی دارای یک انبار در طبقه پنجم است که می تواند به صورت دفتر صندوقدار مورد

استفاده قرار گیرد. بازرسین توصیه می کنند که جای این دو اطاق با یکدیگر عوض شود. علاوه بر این آنها

توصیه می کنند که صندوقدار کنسولی دارای عنوان صندوقدار فرعی شود و مقداری پول خرد نیز در

اختیار وی قرار داده شود. (پیشنهاد 6 ج 4)

در حال حاضر سه نفر در دفتر صندوقدار سفارت مشغول کار می باشند که عبارتند از صندوقدار ب ،

یک صندوقدار فرعی، یک صندوقدار پیمانی برای تابستان که بنظر ما تنها وجود یک صندوقدار کافی

است. از آنجا که صندوقدار فرعی کار دریافت و پرداخت صورتحسابها را انجام می دهد، بازرسین

پیشنهاد می کنند که او از عنوان صندوقدار ب برخوردار شود. از صندوقدار ب قبلی می توان به عنوان

بررسی کننده صورتحسابهای پرداختی استفاده کرد تا زمانی که بازنشسته شود. نه صندوقدار پیمانی برای

تابستان و نه افراد دیگر، هیچ یک نباید به دفتر صندوقدار و یا نقدینه موجود دسترسی داشته باشند.

(پیشنهاد 6 ج 4)

برای کاهش میزان کار صندوقداران سفارت و تسریع در روند کار مربوط به اسناد چند راه وجود دارد.

به طور مثال، می توان از تبدیل ارز نقدی جلوگیری به عمل آورد، بخصوص به خاطر آن که انجمن

کارمندان آمریکایی چنین خدماتی را ارائه می نماید. این کار از طریق محدودسازی زمان دریافت ارز

تبدیلی امکان پذیر است. صندوقدار فرعی کنسولی می تواند به جای صندوقدار ب پیامهای طرفین

ذیعلاقه را جمع آوری کند. پنجره مخصوص دفتر صندوقدار می تواند به طور کامل یک یا دو روز در هفته

بسته باشد تا صندوقدار به صورتحسابها و دیگر اسناد خود جهت انتقال به صندوقدار مالی منطقه ای RFC

پاریس بدون اتلاف وقت بپردازد (پیشنهاد 6 ج 4)

امنیت وجوهات نقدی در دفتر صندوقدار سفارت نیز باید تقویت شود. در حال حاضر، صندوقدار

فرعی مبالغ هنگفتی پول نقد را در کشوهای چوبی زیر پنجره خود در تمام طول روز نگاهداری می کند و

این مبالغ شبها در صندوقی که در داخل یک محل شبیه به گاوصندوق تعبیه شده نگاهداری می شود.

صندوقدار کنسولی صندوق قفل شده را به هنگام شب در داخل این کمد شبیه به گاوصندوق قرار می دهد.

رمز قفل این کمد نیز در اختیار صندوقدار ب و صندوقدار فرعی می باشد. صندوقدار پیمانی مخصوص

تابستان نیز گاهی وظایف صندوقدار فرعی را انجام می دهد. صورتحسابهای فرعی که بخشی از وجوه

موجود نزد صندوقدار ب را تشکیل می دهد، در حین بازرسی در اختیار بسیاری از کارمندان بودجه و

مالی قرار داشت و بازرسین شاهد تأیید یک صورتحساب در تاریخ 3ژوئیه 1978 بودند. این تأییدیه در

سیستم کمرشکن صندوقدار منطقه ای RFCحدود 10 ساعت وقت را تلف نمود. همان گونه که در گذشته

نیز گزارش شده، نه مقام تأیید کننده و نه بازرسین مطمئن نیستند که آیا اقلام بیشمار در حال نقل و انتقال

در زمانی که صورتحساب تلفیقی تهیه می شود از صحت و درستی برخوردار می باشند یا خیر. (پیشنهاد 6

ج 3)

پیشنهادات

پیشنهادات

6 ج 1. سفارت آمریکا در تهران باید دفتر بودجه و مالی خود را مجددا سازماندهی نماید و روشهای

مالی خود را طبق آنچه گفته شده به جریان اندازد و مرتب نماید.

6 ج 2. سفارت آمریکا در تهران باید محل شغلی کارمند محلی سرویس خارجه 1/530 و مقام

بودجه و مالی در سفارت را حذف کند.

6 ج 3. سفارت آمریکا در تهران باید کنترل داخلی خود را بر موجودی نقدی اعمال کرده و میزان

موجودی نقدی را به 100000 دلار کاهش دهد.

6 ج 4. سفارت آمریکا در تهران نباید چهار کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه مالی را که

تا زمان سازماندهی مجدد بازنشسته خواهند شد تعویض نماید تا مشخص شود که به چه تعداد کارمند در

این بخش نیازمند است.

لاورنس ا. فولرچارلز تی . کراس

ارتباطات و بایگانی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

بازرس بازرس ارشد

وزارت امور خارجه محرمانه

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران) یادداشت بازرسی شماره 6 د

واحد: تهران ژوئیه 19

ارتباطات و بایگانی

حقایق

بخش ارتباطات و بایگانی دارای 9 کارمند آمریکایی و بیست کارمند محلی است. دو تن از کارمندان

آمریکایی تکنیسینهای منطقه ای می باشند. میزان تلگرام، نامه ها و مراسلات طی سال گذشته افرایش یافته

و به خاطر فزونی گرفتن تعداد سازمانهای مورد حمایت از میزان مراسلات در آینده نزدیک کاسته نخواهد

شد.

ارزیابی و نتیجه گیری

عملیات ارتباطات و بایگانی از زمان انجام بازرسی قبلی تا حدودی بهبود یافته است. یکی از

مهمترین پیشرفتها عبارتست از نصب موفقعیت آمیز یک سیستم جدید تلفنی بجای سیستم تلفنی قدیمی و

از کار افتاده سفارت تهران. مقدمات ایجاد ارتباط مستیم تلفنی با هیئت مستشاری نظامی آمریکایی نیز

فراهم شده که با در نظر گرفتن میزان و حجم فعالیتهای وزارت دفاع در ایران (به گزارش بازرسی 9 الف

توجه شود) از ضروریات است.

در اکثر موارد، خط تلگرافی به سرعت به وسیله این بخش اداره شده، گرچه واحد ارتباطات طی

ماههای گذشته از تعداد لازم کارمندان مربوطه برخوردار نبوده است. کار اضافی محدود و نیز استخدام

کارمندان PITبرای تولید مجدد و توزیع در زمینه از بین رفتن وقفه های جدی، مؤثر واقع شده است. ولی

در مواردی، بعضی از تلگرامهائی که می بایست در اواخر روز ارسال می شد با تأخیری معادل دو روز انجام

شده است. تصور بر این است که نصب سیستم کامل TERPمی تواند حلال بقیه مشکلات موجود در زمینه

ارسال و دریافت تلگرامها باشد گرچه سیستم TERP برای سفارت آمریکا در تهران برنامه ریز شده، ولی

برای نصب آن تاریخ قطعی معین نشده است.

به عنوان یک اقدام میان مدت، که از نظر پرسنل این بخش می تواند پاسخگوی تلگرامهای ارسالی

باشد، پرسنل بخش ارتباطات و بایگانی پیشنهاد می کنند که دستگاه حروفخوان چشمی سریعا نصب و

راه اندازی شود. این دستگاه بخشی از سیستم TERPاست و پس از نصب دستگاه TERP نیز مورد استفاده

قرار خواهد گرفت. در همین حال وقفه های موجود در این زمینه مرتفع گردیده و آموزشهای لازم در رابطه

با دستگاه حروفخوان چشمی نیز انجام خواهد شد (پیشنهاد 6 د 1)

مدیریت بایگانی نیز به صورت مسئله ای خودنمایی کرده است. پرونده های این واحد طی یک سیستم

تمرکز یافته نگاهداری می شود. پرونده های مربوط به دو سال که می بایست از رده خارج می شد اکنون در

اینجا جمع آوری شده است. تلاشهای پرسنل این بخش برای حل این مسئله با موفقیت چندانی همراه نبود

تا این که معاونت نمایندگی جدید بر اهمیت مدیریت بایگانی تأکید نمود. از آن زمان به بعد همکاری دفاتر

و بخشهای مختلف افزایش یافته و همه تأکید دارند که این مسئله باید حل شود.

بازرسین یک نکته دیگر را که باید سفارت آمریکا در تهران به آن پاسخ گوید تا مانع از بروز مشکلات

دیگر در آینده شود. یادآور شدند. اخیرا یک دستگاه تلکس بازرگانی در اتاق پست و مراسلات نصب

شده است، قرار است در نهایت این تلکس به بخش عملیات کنسولی متصل شود تا ارسال تلگرامهای

خصوصی با سرعت بیشتری انجام پذیرد. در این مدت، تلگرامهای بازرگانی برای انجمن کارمندان

فرستاده می شد و حال آن که این انجمن به تلگرامهای اضطراری پاسخ می گفت و محموله های مفقودالاثر

و یا توأم با تأخیر را پی گیری می کرد. تاکنون از شرکت تلگراف صورتحسابی نرسیده، ولی در هر زمان

انتظار آن می رود. با این حال، روشهای لازم برای ضبط، صدور صورتحساب و جمع آوری هزینه تلگرامها

ابداع نشده است. بازرسین معتقدند که روشی مشابه روش مربوط به تلفنهای راه دور باید ابداع شود تا

دفتر بودجه و مالی بتواند این هزینه ها را جمع آوری کند و این هزینه ها از بخش ارتباطات و بایگانی عبور

بنماید. (پیشنهاد 6 د 2)

پیشنهادات

پیشنهادات

6 د 1. سفارت آمریکا در تهران، همگام با وزارت خارجه (A/OC) باید به بررسی وضعیت سیستم

TERPو امکان نصب حروفخوان چشمی به عنوان یک اقدام کوتاه مدت بپردازد.

6 د 2. سفارت آمریکا در تهران باید روشهای رسمی مربوط به صدور صورتحساب و جمع آوری

هزینه ارسال تلگرامهای تجاری را ابداع نموده و از مشخص شدن مسئولیتها و قبول آن توسط پرسنل

ذیربط اطمینان حاصل کند.

آلن برنسون چارلز تی . کراس

بازرس بازرس ارشد

وزارت امور خارجهطبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)یادداشت بازرسی شماره 6 ه

عملیات خدمات عمومی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری

واحد: تهران ژوئیه 1978

عملیات خدمات عمومی

حقایق

دفتر خدمات عمومی بزرگترین عنصر دولتی در این واحد بوده و دارای چهار کارمند آمریکایی و 69

کارمند محلی مجاز می باشد. علاوه بر این به استثنای محافظین، 65 کارمند پیمانی نیز در این بخش

مشغول کار می باشند. این دفتر در برگیرنده عملیات ساختمانی و تعمیر و نگهداری، تدارکات، انبارداری،

گمرکات و حمل و نقل و دفتر مخصوص اجاره منازل مسکونی می باشد. این دفتر در زمینه های فوق از

وزارت خارجه، آژانس ارتباطات بین المللی. وزارت بازرگانی، کشاورزی اداره مالیات بردرآمد و اداره

مبارزه با مواد مخدر پشتیبانی به عمل می آورد.

ارزیابی و نتیجه گیری

انعقاد قرارداد پیرامون خدمات

الف. انعقاد قرارداد پیرامون خدمات

به طور کلی و با در نظر گرفتن میزان سنگین کار موجود در رابطه با ارائه پشتیبانی از هیئت

نمایندگی یی با این وسعت، دفتر مزبور عملکرد خوبی داشته است. پس از آخرین بازرسی، بر بهبود روحیه

پرسنل تأکید شد و عملیات این دفتر با موفقیت بسیار در این مسیر قرار داده شد. اما این دفتر نیز خالی از

مشکلات نیست، ولی اکثر آنها شناسایی شده و می تواند در محل تصحیح گردد، ولی یکی از مسائل، یعنی

انعقاد قرارداد برای خدمات، بدون خلاصی از مقررات نمی تواند حل و فصل گردد.

وضع سفارت آمریکا در تهران مشابه وضع سفارتخانه های دیگری است که در کشورهایی نه چندان

پیشرفته از جهان مستقر می باشند. این واحد نیز باید خدمات بسیاری از باغبانی گرفته تا تعمیر و

رنگ آمیزی میز و صندلی و مبلمان را به کار گیرد. علاوه بر این محدودیت فضای کار پرسنلی، استخدام

مستقیم کارمندان لازم برای اجرای این گونه خدمات را غیر ممکن می سازد. اما اقتصاد محلی به چنان

سطحی نرسیده که بتوان خدمات مورد نظر را از طریق قراردادهای خدماتی واقعی با شرکتها فراهم آورد.

در نتیجه سفارت آمریکا در تهران از قراردادهای شخصی برای بهره مندی از این گونه خدمات به استثنای

خدمات مستخدمی و باغبانی استفاده می کند که البته دو مورد آخر را می توان از طریق انعقاد قراردادهای

واقعی با شرکتها تأمین نمود.

در زمان بازرسی، هفت قرارداد خدمات در تهران به ارزش 700000 دلار در سال منعقد شده بود.

همان طور که گفته شد، دو قرارداد یعنی باغبانی و مستخدمی با شرکتها منعقد شده بود. بقیه خدمات ماهیتا

و از نظر اجرایی خدمات شخصی می باشند. به طور مثال، قرارداد راننده، نقاش، و غیره می باشد. پرسنل به

کار گرفته شده پس از استخدام، آموزش یافته و سپس تحت نظارت مستقیم پرسنل سفارت کار می کردند.

همین مسئله در مورد گاردهای پیمانی سفارت نیز صادق بوده است.

با در نظر گرفتن این شرایط و این واقعیت که بسیاری از کارمندان پیمانی مستقیما استخدام شده و به

مدت بیش از بیست سال در زمینه یک کار خاص فعالیت داشته اند. کارمندان پیمانی خود را مستخدمین

دولت آمریکا به حساب می آورند. اقدامات بعضی از پرسنل سفارت نیز این آشفتگی و سوءتفاهمات را

تشدید نموده است. به جای برخورد با مقام منعقد سازنده قرارداد یا نماینده اش، شکایات کارمندان

پیمانی، اختلافات و درخواست آنها برای افزایش حقوق با سرپرستان آمریکایی و مقام کارگزینی سفارت

در میان گذاشته می شود. این مقام، گرچه نماینده فرد منعقد سازنده قرارداد نیست، مگر در مورد قرارداد

انجمن کارمندان آمریکایی، ولی شخصا اقداماتی به عمل آورده و حتی قول افزایش حقوق و مزایای بهتر

را به آنها داده و گاهی نیز برنامه حقوق را برای کارمندان پیمانی طرح ریزی کرده است. (پیشنهاد 6 ه 1)

این فرد به اصطلاح پیمانکار در زمینه تهیه لیست حقوق خدمات و ایجاد هماهنگی همکاری می کرده

است. در طول مدت بازرسی، برنامه هایی تهیه شده بود تا کارمندان ساختمانی و تعمیراتی و گاردهای

پیمانی به انجمن کارمندان به نوبه خویش تنها به صورت رسمی می تواند پیمانکار باشد، انتقال یابند.

خدمات حفاظتی در تهران توسط چند شرکت ارائه می گردد. بازرسین توصیه می کنند که تلاش شود تا این

قراردادها با رهنمود وزارت خارجه (الف 2007، مورخ 5 مه 1977) منطبق گردد. یکی از این اقدامات

عبارت است از انعقاد قرارداد با شرکتهایی که این گونه خدمات را ارائه می کنند و نیز درخواست این مطلب

از انجمن کارمندان که مسئولیت نظارت و مدیریت پرسنل پیمانی را عهده دار شوند. (پیشنهاد 6 ه 2)

علاوه بر قراردادهای خدماتی برای کارمندان محلی، سفارت با انجمن کارمندان نیز قراردادی منعقد

ساخته تا از این طریق نیز به طور موقت برای شهروندان آمریکایی خدماتی انجام شود. در این مورد نیز از

قرارداد به عنوان وسیله ای در تسریع امور استفاده می شود. این قرارداد عمدتا برای تسریع استخدام

کارمندان PIT مورد استفاده قرار می گیرد تا در این بین تشریفات اداری از قبیل (امنیت، تهیه لیست حقوق،

سوابق از نظر کارگزینی و غیره) تکمیل گردد. این کارمندان توسط سفارت تهران مصاحبه، انتخاب، و

استخدام می شوند. اکثر آنها هیچ گاه به دفاتر انجمن کارمندان پای نگذاشته اند. به جای آن دفتر کارگزینی

یادداشتی برای انجمن فرستاده و به آن اطلاع می دهد که فرد جدیدی در لیست حقوق قرار می گیرد. در

یک مورد یک کارمند به مدت سه هفته برای کنسولگری تبریز کار کرده بود، ولی تازه پس از این مدت سه

هفته ابلاغیه دفتر کارگزینی به انجمن ارسال شده بود. تا آن زمان، تنها مدیر کنسولگری مسئول پرداخت

حقوق این کارمند بود. باید در مورد برنامه ریزی و پیش بینی جایگزین سازی کارمندان تأکید بیشتری

اعمال شود تا شرایط و نیازهای اداری تأمین شده و از قرارداد به این منظور استفاده نشود.

(پیشنهاد 6 ه 3)

اسنادی وجود ندارند که نشان دهنده این باشند که قبل از انعقاد قرارداد بررسیهای لازم به عمل آمده

است. در نتیجه، نمی توان گفت در موقع انعقاد قراردادهای مربوطه به نظافت و باغبانی قراردادی با

مناسبترین قیمت منعقد شده است. در هر دو مورد آگهیهایی منتشر شده و بسیاری از مقاطعه کاران

قیمتهای خاص و مورد نظر خود را ارائه داده بودند. ولی در نهایت قرارداد با کسی منعقد گردیده که قبلاً

قراردادهای دیگری با سفارت بسته و پیمانکار ساختمانی، تعمیراتی و حراستی سفارت به شمار می آید.

در هر دو مورد، پیمانکاران دیگر قیمتهایی کمتر از وی ارائه کرده بودند، ولی توجیهات برای انعقاد روشن

نشده بود و در یک مورد تمام هزینه ها در تعیین پیمانکار برنده مناقصه مورد شمول قرار نگرفته بود.

(پیشنهاد 6 ه 4)

کنترل انبار، سیاست مسکن

ب. کنترل انبار

از سال 1976 تاکنون وسایل و تجهیزات مصرف نکردنی صورت برداری نشده است. البته در زمان

انجام این بازرسی این کار در حال انجام بود. گمان نمی رود که این عمل در مدت معقول به پایان برسد و یا

صورت با موجودی تطابق پیدا کند چون در پرونده انبار هم وسایل موجود ثبت شده و هم وسایلی که به

دفاتر و اقامتگاهها ارسال شده است. در نتیجه، باید تلاشی بیهوده و غیرضروری به خرج داد تا تمام

وسایل مصرف نکردنی موجود در دفاتر و اقامتگاهها و نیز انبار مشخص شود و با رقم موجود در پرونده

انبار مطابقت پیدا کند.

سفارت آمریکا در تهران باید وضع کنترل خویش بر وسایل موجود را بهبود بخشیده و با تهیه کارتهایی

برای اجناس موجود در انبار روند صورت برداری از آنها را سهولت بخشد. پس از آن صورت برداری

سالانه از اجناس انبار ممکن خواهد بود و می تواند با موجودی کارتها مطابقت پیدا کند. اجناس مصرف

نکردنی که از انبار خارج شده نیز می تواند در پرونده فرد یا دفتر دریافت کننده ثبت شده و با تغبیر افراد در

اختیار گیرنده آنها این پرونده ها نیز حتما باید تغییر پیدا کند. (پیشنهاد 6 ه 5)

ج. سیاست مسکن